RESOLUÇÃO Nº 38/2012
Revogada pela Resolução 46/2019
Art. 2º Revogam-se as disposições em contrário.
I. INFORMAÇÕES GERAIS
As Fundações de Apoio deverão juntar às suas prestações de Contas Finais os FORMULÁRIOS devidamente preenchidos conforme especificados nos Anexos II a XXII, relativos às parcelas que já tenham sido objeto de Prestação de Contas Parciais. Deverão ser observados os seguintes requisitos:
a) as informações contábeis devem apresentar-se de forma a atender às características qualitativas e quantitativas em seus atributos que tornam as demonstrações contábeis úteis para os usuários: compreensibilidade, relevância, confiabilidade e comparabilidade (Resolução nº. 1.121/2008, do Conselho Federal de Contabilidade);
b) a Prestação de Contas Final deverá estar acompanhada de relatório técnico/acadêmico e dos demais documentos previstos nas normas para prestação de contas, bem como dos termos de doação/recebimento dos bens, e deverá ser encaminhada pela Fundação de Apoio e pelo seu coordenador, no prazo de 90 (noventa) dias após o término do referido evento, para parecer técnico do Departamento de Contratos e Convênios desta Universidade e, em seguida, ao Conselho Departamental do Centro proponente para apreciação e aprovação;
c) as despesas serão comprovadas mediante cópias dos documentos originais fiscais ou equivalentes, devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da Fundação de Apoio executora, devidamente identificados com referência ao título e número do convênio e ou contrato;
d) quando apontado ressarcimento ao erário, o valor a ser recolhido à conta única da UFES será acrescido de juros e correção monetária, na forma da lei;
e) abertura de conta específica para cada um dos eventos realizados com sua participação, a manutenção, boa ordem e devida escrituração contábil, objetivando a comprovação da receita e despesa realizados, assim como o envio regular (mensal e/ou semanal), que deverão ser juntados à Prestação de Contas, conforme o disposto na Lei nº. 8.958/94 e determinações do Tribunal de Contas da União (TCU): Resoluções nos. 321/2000 e 2731/2008;
f) cópia do (s) extrato (s) da (s) conta (s) bancária (s) em sequencial (conta corrente e conta de aplicação no curto prazo, se existente), SEM INTERVALOS TEMPORAIS (o saldo final do extrato deverá coincidir com o saldo inicial, em valor e data indicados);
g) os rendimentos e aplicações serão obrigatoriamente aplicados no projeto, estando sujeitos às mesmas condições de prestação de contas exigidos para os recursos transferidos;
h) as contas bancárias deverão vir acompanhadas com os Informes de Rendimento Anual junto ao agente financeiro;
i) comprovante de recolhimento do saldo de recursos junto à conta única da UFES; por meio de GRU;
j) os serviços operacionais previstos no contrato receberão uma remuneração referente a seus custos operacionais e administrativos, que deverão ser detalhados e atender a critérios claramente definidos, com indicação do total de horas de trabalho previstas para cada projeto, de quantitativos físicos de equipamentos e de materiais de consumo e de instalações necessárias à execução dos objetos. As apropriações dos custos a ser utilizado pela Fundação de Apoio para formar o valor do ressarcimento de custos operacionais deverão obedecer/seguir as práticas contábeis orientadas pela NBC T 10 da Resolução nº. 837/2009 do Conselho Federal de Contabilidade. Em todos os contratos firmados com a Universidade, os custos operacionais das Fundações de Apoio deverão ser comprovados na Prestação de Contas Final, conforme as determinações do TCU, sujeitos à aprovação pelo Conselho Universitário;
k) A Fundação de Apoio contratada e o coordenador do referido evento, quando solicitados, deverão apresentar demonstrativo contábil- financeiro parcial de todas as receitas arrecadadas e despesas efetivamente realizadas, acompanhado dos extratos bancários em sequencial, relação dos bens doados à UFES com recursos do projeto, bem como a listagem dos discentes concludentes e bolsistas, quando for o caso.
II. PADRONIZAÇÃO E UNIFORMIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS – CONTRATAÇÃO DE PESSOAL
1. Encargos Trabalhistas:
1.1. Cópia da folha de pagamento mensal do pessoal com vínculo alocado exclusivamente para o projeto, específica por contrato.
1.2. Comprovantes de pagamento dos encargos trabalhistas (autenticados e/ou com comprovante bancário):
a) cópia do Guia de Recolhimento de FGTS (GRF) sobre a folha de pagamento MENSAL, com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário; ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado via internet;
b) cópia do guia da Previdência Social (GPS) – COTA PATRONAL sobre a folha de pagamento MENSAL, com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado via internet.
1.3. Cópia dos comprovantes dos benefícios previstos em legislação específica, por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, caso haja.
1.4. Cópias dos Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT) em nome de cada empregado demitido, no caso de Fundo de Rescisão.
1.5. Cópias dos Guias de Recolhimento de FGTS-GRFC (GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO AO FGTS – FUNDO DE RESCISÃO) sobre a folha de pagamento MENSAL, com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado via internet. (Leis nº. 6.019/74 e 9.601/98).
2. Encargos sociais/previdenciários:
2.1. Comprovantes de recolhimentos mensais dos encargos INSS e FGTS:
a) Guia de Recolhimento do FGTS – GRF com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário/ e ou via internet (Lei nº. 8.036/90);
b) Guia da Previdência Social – GPS – COTA PATRONAL sobre a folha de pagamento, com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou o comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado via internet;
c) GFIP- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - individualizada por CNPJ tomador (Lei nº. 8.212/91);
d) Relação de Trabalhadores constante do Arquivo SEFIP (RE) - Lei nº. 8.212/91.
2.2. Comprovantes de recolhimentos mensais dos encargos sociais - INSS e FGTS, por meio de SEFIP/GFIP - Guia de recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, através do CNPJ da Fundação contratada. A GFIP deverá ser individualizada por CNPJ do tomador:
a) cópia do protocolo de envio de arquivos, emitido pela conectividade social (GFIP) - Lei nº. 8.212/91;
b) cópia do comprovante de declaração à Previdência Social (Lei nº. 8.212/91).
c) cópia do comprovante do Guia de Previdência Social (GPS), com autenticação mecânica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancário, ou do comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet;
d) Relação Anual de Informações Sociais - RAIS ano-base (Portaria nº. 2.590/2009);
e) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED (Lei nº. 4.923/65);
f) Cadastro Específico do INSS-CEI nos casos de contratos de obras, de acordo com as normas estabelecidas nas IN SRP nº. 03/2005 e 02/2008.
3. Comprovação do fundo de rescisão:
Deverão ser comprovados por meio do Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho os valores pagos relativos ao Fundo de rescisão, na forma da Legislação vigente (Instrução Normativa SRT nº. 03, de 21 de junho de 2002).
Os valores eventualmente provisionados contabilmente para fins de Fundo de Rescisão, no caso de projetos com mão de obra com vínculo, deverão permanecer na conta do projeto. Somente poderá haver saques dessa natureza na conta do projeto, com a devida comprovação no valor dos termos de rescisão contratual.
Orienta-se que os valores provisionados para fins de pagamentos de Fundo de Rescisão sejam creditados em conta específica para este fim, por projeto, em Ativo Financeiro-Poupança, denominada “conta de aplicação”.
4. Comprovação de pagamento de Autônomo: Deverão ser comprovadas através de Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) as importâncias pagas na vigência do projeto e por projeto.
IV. PADRONIZAÇÃO E UNIFORMIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DE COMPROVAÇÃO DE CUSTOS OPERACIONAIS
A Fundação de Apoio contratada deverá comprovar os seguintes custos operacionais apresentados na planilha de ressarcimento de custos operacionais:
a) relação nominal/mensal dos trabalhadores, separados por vínculo e/ou sem vínculo, função, constando número do CPF, da CTPS, horas dispensadas no projeto, valor da hora por função, total de horas de duração do projeto/dia, quantidade de dias e total da mão de obra;
b) detalhamento dos encargos sociais, assim como a comprovação do pagamento dos mesmos;
c) demonstrativo das horas dispensadas de cada cargo, com a respectiva alocação proporcional das horas rateadas para o custo unitário e custo total por cargo para a mão de obra direta e indireta ao projeto;
d) demonstrativo dos critérios de rateio utilizado para os custos indiretos;
e) demonstrativo dos critérios de rateio utilizados para os demais custos diretos;
f) custos operacionais com funções de chefia, supervisão e gerenciamento, apresentando critérios de rateio específicos que irão compor os custos indiretos;
g) apresentação de nota (s) explicativa(s), quando necessário.
V. CONSIDERAÇÕES FINAIS¹
1. Demonstrações Contábeis e transparência pública:
Apresentação da última Certificação de Regularidade de Prestação de Contas Anual junto ao Ministério Público Estadual - MPES SICAP, conforme competência disposto na Lei Complementar nº. 95/97, no Ato Normativo MPES 05/2009 e na ORIENTAÇÃO TÉCNICA DO CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE (CFC/CIP nº. 01 a 06/2009).
2. Comprovação de procedimentos administrativos para a aquisição de bens e serviços por dispensa de licitação: Todos os gastos deverão atender às normas do Direito Administrativo e Financeiro que regem a Administração Pública Federal em especial, devendo ser obrigatoriamente apresentado:
a) ata de Licitações porventura realizadas;
b) cópia do Termo de Aceitação Definitiva da Obra se for o caso;
c) cópia das garantias contratuais, caso haja sub-contratação de fornecimento de material, serviços com mão de obra e/ou empreitadas.
Em caso de Dispensa de Licitação, a Fundação deverá apresentar justificativa do preço praticado na aquisição dos bens ou serviços, de acordo com o Art. 26 da Lei nº. 8.666/93. Deverá apresentar, também, documentos relativos às propostas de, no mínimo, três fornecedores, utilizando o fornecedor com proposta de menor preço ou o disposto no Art. 25 da referida Lei (para materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por empresa ou representante exclusivo, devendo essa comprovação ser feita por atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio da região, Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou ainda entidades equivalentes).
Deverão ser apresentadas, ainda, cópias do despacho adjudicatório e/ou homologação das licitações realizadas e/ou justificativas para sua Dispensa ou Inexigibilidade, com o respectivo embasamento legal.
3. Comprovação de aquisição de bens e serviços em moeda estrangeira: Em caso de aquisição de bens em outra moeda, deverá ser observada a cotação (taxa de câmbio) na época da compra.
4. Comprovação de suprimentos de fundos: Em caso de aquisição de bens e serviços para suprimentos de fundos, deverá ser obedecido os requisitos dispostos no Art. 74, § 3º, do Decreto-Lei nº 200/67, nos Artigos 68 e 69 da Lei nº. 4.320/64 e no Art. 45, incisos I, II e III e alterações desta última.
5. Comprovação de recolhimento de saldo do projeto: Em caso de ocorrência de saldo dos recursos não utilizados no projeto, a Fundação de Apoio deverá apresentar comprovante de recolhimento, por GRU, em Conta Única da UFES, no prazo de até 30 (trinta) dias da data de conclusão, extinção ou rescisão do contrato.
6. Comprovação de gastos com passagens e diárias: Neste caso, por analogia, deverá ser observada a Portaria MPOG nº. 205/2010, de 24 de abril de 2010, Art. 4º. e no caso de diárias deverá ser elaborado pelo recebedor o relatório de viagem. O beneficiário deverá apresentar, no prazo máximo de cinco dias contados do retorno da viagem, original ou segunda via do canhoto dos cartões de embarque ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check in via internet, ou declaração fornecida pela empresa de transporte. E, no caso de viagens ao exterior, o beneficiário ficará obrigado, dentro do prazo de trinta dias contados da data do retorno ao País, a apresentar relatório circunstanciado das atividades exercidas no exterior, conforme previsão contida no art. 16 do Decreto nº. 91.800, de 18 de outubro de 1985.
7. Dos Bens adquiridos, produzidos e ou construídos:
a) todos os bens adquiridos com recursos de eventos deverão ser doados, in natura, à UFES;
b) somente poderão ser adquiridos pela Fundação de Apoio contratada bens que se destinem à utilização direta no projeto durante a vigência do respectivo contrato;
c) todos os materiais permanentes adquiridos com recursos financeiros advindos do projeto deverão ser incorporados ao patrimônio desta Universidade, sendo que a Fundação de Apoio contratada deverá informar à Divisão de Patrimônio da UFES, por meio de Termo de Doação, quais materiais permanentes foram adquiridos. Os respectivos Termos de Responsabilidade e de Doação emitidos pela Fundação de Apoio deverão constar da Prestação de Contas Final do evento.
d) O Termo de Doação deverá explicitar, dentre outros, as características qualitativas e quantitativas do bem doado e sua alocação.
e) a Divisão de Patrimônio da UFES, ao receber o Termo de Doação da Fundação de Apoio contratada, deverá providenciar, no prazo máximo de 90 (noventa) dias, a incorporação do bem;
f) o coordenador do evento, quando solicitado pela Divisão de Patrimônio da UFES, deverá informar a localização do bem doado;
g) cópia do termo de Aceitação Definitiva da Obra, quando o instrumento objetivar a execução de obra ou serviço de engenharia.
Formulários:
