Assistência da Direção do Departamento
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Procedimento Operacional AG/DCC – 01101.1 |
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Atribuição |
Assegurar que os processos estejam adequadamente instruídos e adotar as providências para que as assinaturas dos respectivos instrumentos jurídicos sejam efetuadas em observância as normas internas da UFES. |
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Subtipos da Atribuição |
Efetuar tramitação em observância à Resolução 03/2012 do Cun, em se tratando de processos que envolvem transferência de recursos financeiro; |
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Tarefa que compõem o Subtipos da Atribuição |
(x) Verificar instrução do processo; |
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Quando realizar |
No prazo máximo de 48 horas após o recebimento do processo, descontados os feriados e finais de semana, devendo ser jusiticado por escrito quanto o prazo for excedido |
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Onde realizar |
Secretaria Administativa do DCC |
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Por que realizar |
Garantir o atendimento às normas internas, o atendimento a legislação vigente e as condições formais pora adequada execução o objeto. |
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Quem é o responsável |
O Assistente de Gestão |
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Como realizar |
1) Verificar se todos os volumes dos processos estão disponíveis; 2) Não se tratando de processo licitatório, aplicar os procedimentos a serguir caso se trate de valor até o limite estabelecido no Art.... da Resolução 04/2012 (R$ 2milhoões) e, para valores superiores, aplicar o POP AG/DCC – 01201.1 2) Asseguar, verifincado os carimbos e vistos, se as vias devolvidas são as originalmente emitidas pelo DECCON; 3) Verificar se as vias estão corretamente assinas pela outra parte, pelo gestor e fiscal. 4) Aplicar chek lisxt específico ao tipo de instrumento que será assinado, conforme formuláras integrantes do POP 01001.1 5) Efetuar adequações necessárias, preferencialmente sem realizar movimentação do processo, utilizandos meios mais ágeis para resolver as pendências; 6) Não havendo óbces, emitir recomendação de apovação e ato de aprovação (vide modelos anexos) 7) Lançar dados na lista mensal de instrujmentos jurídicos a ser cientificado ao Cun. 8) Coletar assinatutura do Diretor do DCC no Ato de Aprovação 8) Encaminhar ao Gabinete do Reitor para coleta de assinatura, sem efetuar movimentação de processo; 9) Datar contrato e encaminhar para publicação e, se cabível, lançamento do cronograma, de execução no SICON, por meido de despacho padronizado |
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Formulários |
1) Chek list de termo aditivo de prazo 2) Chek list de termo aditivo de valor 3) 4) 5) Recomendação de aprovação 6) Ato de aprovação 7) Despacho padronizado de encaminhamento para publicação. |
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Comprovação do Atendimento |
Juntada ao processo do despacho padronizado de encaminhamento para publicação |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 01201.1 |
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Atribuição |
Assegurar que os processos estejam adequadamente instruídos e adotar as providências para que as assinaturas dos respectivos instrumentos jurídicos sejam efetuadas em observância as normas internas da UFES. |
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Subtipos da Atribuição |
Efetuar tramitação em observância à Resolução 04/2012 do Cun, em se tratando de processos que envolvem transferência de recursos financeiro; |
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Tarefa que compõem o Subtipos da Atribuição |
(x) Verificar necessidade de submeter previamente ao Cun; ( ) Encaminhar processo ao Gabinete do Reitro para assinatura; ( ) Encaminhar processo para assinatura; |
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Quando realizar |
No prazo máximo de 48 horas após o recebimento do processo, descontados os feriados e finais de semana, devendo ser jusiticado por escrito quanto o prazo for excedido |
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Onde realizar |
Secretaria Administativa do DCC |
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Por que realizar |
Garantir o atendimento às normas internas, o atendimento a legislação vigente e as condições formais pora adequada execução o objeto. |
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Quem é o responsável |
O Assistente de Gestão |
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Como realizar |
1) Verificar se todos os volumes do processos estão disponíveis; 2) Se o valor excede ao o limite estabelecido no Art.... da Resolução 04/2012 (R$ 2milhoões) e, neste caso aplicar os procedimentos a seguir: 3) Aplicar chek list específico ao tipo de instrumento que será assinado, conforme formulários integrantes do POP 01001.1 4) Efetuar adequações necessárias, preferencialmente sem realizar movimentação do processo, utilizandos meios mais ágeis para resolver as pendências; 6) Não havendo óbices, emitir recomendação de encaminhamento ao Cun, despacho padronizado. 8) Após aprovação pelo Cun, encaminhar à PROAD com recomendação de autorizar empenho mediante depacho padronizado e retomar tramitação conforme POP DECCON XXX. |
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Formulários |
1) Despacho padronizado de recomendação para envio ao Cun. 2) Despacho padronizado de recomendação de autorização de empenho |
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Comprovação do Atendimento |
Despachos padronizados juntos ao processoi. |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 02001.1 |
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Atribuição |
Efetuar a movimentação de processos e documentos |
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Subtipos da Atribuição |
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Tarefa que compõem o Subtipos da Atribuição |
(x) Receber processos ( ) Elaborar minuta de despacho ( ) Registrar saída dos processos |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
Garantir a integridade e a rastreabilidade dos documentos que estiverem sob a posse do DCC; |
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Quem é o responsável |
Equipe de apoio da Secretaria do Departamento |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 02002.1 |
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Atribuição |
Efetuar a movimentação de processos e documentos |
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Subtipos da Atribuição |
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Tarefa que compõem o Subtipos da Atribuição |
( ) Receber processos (x) Elaborar minuta de despacho ( ) Registrar saída dos processos |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
Promover a celeridade nos despachos para distribuição dos processos; |
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Quem é o responsável |
Equipe de apoio da Secretaria do Departamento |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 02003.1 |
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Atribuição |
Efetuar a movimentação de processos e documentos |
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Subtipos da Atribuição |
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Tarefa que compõem o Subtipos da Atribuição |
( ) Receber processos ( ) Elaborar minuta de despacho (x) Registrar saída dos processos |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
Garantir a integridade e a rastreabilidade dos documentos que estiverem sob a posse do DCC;
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Quem é o responsável |
Equipe de apoio da Secretaria do Departamento |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03001.1 |
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Atribuição |
Realizar das ações pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
(x) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
Estabelecer critérios para o escalonamento das férias compreendendo: a) solicitar aos Diretor do DCC;........ b) Informar os critérios aos Diretores de Divisão e a data limie para apresentação das propostas de agendamento de férias Montagem da proposta de escalonamento a) Recolher as propostas das divisões b) Verificar o atendimento aos critérios estabelecidos e solicitar as revisões necessárias c) consolidar as propostas e, se não adequada distribuição ao logo dos meses do ano, solicitar que os Diretores se reunam para as alaterações necessárias; Após aprovação pelo Diretor do DCC a) Efetuar registro no SIE; b) Coletar as assinaturas; c) Montar quadro sintético de férias, encaminhar ao Diretor do DCC e disponibilizar na rede. |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03002.1 |
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Atribuição |
Realizar ações pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento; |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; (x) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03003.1 |
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Atribuição |
Realizar das ações pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; (x) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03004.1 |
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Atribuição |
Realizar os atos formais pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; (x) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03005.1 |
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Atribuição |
Realizar os atos formais pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; (x) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03006.1 |
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Atribuição |
Realizar os atos formais pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; (x) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; ( ) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 03007.1 |
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Atribuição |
Realizar os atos formais pertinentes aos direitos e obrigações dos servidores do quadro de pessoal do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) efetuar marcação de férias; ( ) controlar da frequência dos servidores do quadro próprio de pessoal; ( ) controlar atividades e comparecimento dos funcionários de empresas prestadoras de serviço; ( ) realizar atos formais para substituição das chefias nos períodos de férias e afastamento; ( ) tomar iniciativa pelos atos formais referentes ao estágio probatório; ( ) efetuar recebimento de novos servidores no guqadro de pessoal; (x) adotar as providências referentes a remoção de pessoal. |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 04001.1 |
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Atribuição |
Assegurar o suprimento de materiais e o normal funcionamento do aparelhamento do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
(x) Solicitação de material de consumo ( ) Solicitação de material permanente ( ) Solicitação de manutenção ( ) Solicitação de serviços |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 04002.1 |
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Atribuição |
Assegurar o suprimento de materiais e o normal funcionamento do aparelhamento do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) Solicitação de material de consumo (x) Solicitação de material permanente ( ) Solicitação de manutenção ( ) Solicitação de serviços |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 04003.1 |
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Atribuição |
Assegurar o suprimento de materiais e o normal funcionamento do aparelhamento do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) Solicitação de material de consumo ( ) Solicitação de material permanente (x) Solicitação de manutenção ( ) Solicitação de serviços |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 04004.1 |
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Atribuição |
Assegurar o suprimento de materiais e o normal funcionamento do aparelhamento do Departamento |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
( ) Solicitação de material de consumo ( ) Solicitação de material permanente ( ) Solicitação de manutenção (x) Solicitação de serviços |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
Assisstente de Gestão |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 05001.1 |
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Atribuição |
Informar ao Cun os acordos de cooperação, contratos e instrumentos afins assinados no mês anterior |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 05001.1 |
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Atribuição |
Manter atualizado os sistemas de arquivo de contratos |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
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Como realizar |
Despois da publicação, ao receber o processo para encaminhamento ao gestor/fiscal para acompanhamento: a) Extrair a via do contrato a aquivar, b) cópia da publicação no diário oficial, c) ato de dispensa de licitação ou inexigibilidade, se houver, d) cópia publicação da dispensa de licitação ou inexigibilidade, b) lançar dados de controle (quaiiiissssss) e) digitalizar os doumentos, incluindo parecer da Procuadoria Federal, projeto básico e outros documentos solicitados; f) efetuar a guarda dos documentos no arquivo físico; |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional AG/DCC – 05001.1 |
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Atribuição |
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Subdivisão da Atribuiçã |
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Tarefa |
Encaminhar vias de instrumento jurídico às partes para assinatura |
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Quando realizar |
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Onde realizar |
Secretaria do DCC |
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Por que realizar |
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Quem é o responsável |
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Como realizar |
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Formulários |
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Comprovação do Atendimento |
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Procedimento Operacional DECCON/DCC – 02001.1 |
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Atribuição |
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Subdivisão da Atribuição |
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Tarefa |
Emitir contratos resultantes de licitação originários da PU, DA, RU, CEUNES e CCA. |
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Quando realizar |
No máximo 24 horas após recebimento do processo |
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Onde realizar |
DECCON |
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Por que realizar |
Garantir que os contratos estejam adequadamente preenchidos e em conformidade com os padrões |
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Quem é o responsável |
Servidor do DECCON in dicado no despacho de encaminhamento pelo Diretor do DCC |
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Como realizar |
a) receber processo e verificar se nele se encontra o Ato de Aprovação devidamente assinado pelo Diretor do Departamento. Devolver à Secretaria Administrativa se esta fase da instrução ainda não tiver sido realizada; b) baixar no Comprasnet o edital e, caso não esteja disponível em arquivo editável, solicitar ao pregoeiro por e-mail; c) extrair a minuta do contrato do arquivo baixado; d) adequar o contrato conforme lista de instrução contidas no despacho pradronizado em anexo; e) imprimir 3 vias, lançar carimbo do DCC no canto inferior direito de todas folhas e rubricá-las; f) encaminhar processo à Secretaria Administrativa do DCC utilizafndo despacho pradronizado em anexo. |
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Formulários |
Despacho padronizado de encaminhamento de vias à Secretaria Administrativa do DCC Modelo de cabeçalho e rodapé Modelo de campos de assinaturas |
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Comprovação do Atendimento |
Juntada ao processo do despacho padronizado |
