Orientações aos Fiscais e Gestores de Contratos com Terceiros

PARTE I DAS RECOMENDAÇÕES E ATRIBUIÇÕES CUJO ATENDIMENTO CABEM AO FISCAL DO CONTRATO:

Fiscal – Servidor designado para auxiliar o gestor do contrato na fiscalização dos aspectos administrativos e técnicos da contratação, principalmente, mas não exclusivamente, realizando um acompanhamento direto, indicando possíveis problemas, realizando medições e atestando pagamentos. 

Conforme detalhado a seguir, cabe ao fiscal do contrato: 

1.   Verificar e exigir o fiel cumprimento de todas os dispositivos contratuais e legais, constantes das cláusulas e demais condições do Edital da Licitação e seus anexos, planilhas, cronogramas e itens afins, inclusive as obrigações tributárias e trabalhistas, e a obrigação de manter as mesmas condições exigidas quando de sua habilitação.

2.   Notificar por escrito à contratada quanto às não conformidades havidas, solicitar os respectivos esclarecimentos, arquivando-se, em seguida, o protocolo de recebimento pela empresa da notificação. Estabelecer prazo para atendimento e alertar que a não aceitação das justificativas ou a omissão em apresentá-las poderá dar causa à aplicação das penalidades previstas em lei e no contrato

3.   Decidir quanto aos esclarecimentos prestados pela contratada em razão de notificação de não conformidade havida e deliberar quanto ao acatamento ou não das alegações;

4.   Se não acatadas as alegações da contratada, ou caso ela se omita, encaminhar processo ao Pró-Reitor de Administração com recomendação de envio ao Ordenador de Despesa da UG, contendo:

a) cópia da notificação solicitando esclarecimento à contratada;

b) comprovante da entrega da notificação;

c) cópia das alegações da contratada;

d) despacho fundamentado da não aceitação parcial ou total das alegações;

e) solicitação de aplicação da penalidade, indicando com clareza qual dentre aquelas previstas no instrumento contratual e, se for o caso de penalidade de natureza pecuniária, o valor preciso em moeda corrente da penalidade a ser aplicada. Cabe ao Pró-Reitor de Administração, deliberar quanto à aplicação da penalidade e adotar as providências para que a contratada seja notificada e a penalidade, se for assim decidido, seja aplicada.

5.   Propor ao gestor a indicação de fiscal substituto sempre que se ausentar da UFES por mais de 10 dias, ou, quando ocorrendo ausência em prazo inferior a 10 dias. Neste caso, se a ausência coincidir com data em que deverá ocorrer ato não postergável, sob pena de dano a uma das partes contratantes.

6.   Quando achar necessário, solicitar designação de fiscal adjunto ao coordenador, com indicação de servidor cuja função consiste em  substituir o fiscal em seus períodos de ausência na UFES superior a 10 dias, ou, quando ocorrendo ausência em prazo inferior a 10 dias, a ausência for coincidente com data em que deverá ocorrer ato não postergável, sob pena de dano a uma das partes contratantes.

7.   Efetuar o seu próprio o cadastramento para obter acesso aos Sistemas SIAFI e SIASG e, quando houver, solicitar ao fiscal adjunto que faça o seu próprio cadastramento.

8.   Em se tratando de contrato de terceirização com a prestação de serviço com número fixo de funcionários da contratada previamente determinada no contrato (caso dos serviços de copa, serviço de recepção e outros), e exigir a substituição do prestador de serviço sempre que este não comparecer, se a empresa não o fizer, efetuar o correspondente desconto do pagamento da empresa, sem prejuízo da anotação em registro próprio. Efetuar o desconto do pagamento à empresa mesmo quando se tratar de ausências justificadas ou amparados em lei, pois o valor pago pela UFES já prevê e contém uma parcela para amparar a empresa nas situações em que ela terá que desembolsar para remunerar um substituto. Quando a ausência do prestador de serviço é amparada em lei, cabe a UFES descontar do pagamento efetuado a empresa, mas a empresa não pode descontar do funcionário. Se a substituição não é efetuada, independente de prévia comunicação, a UFES é lesada, pois não recebe os serviços nestes dias, mas a empresa recebe uma parcela todos os meses para cobrir eventuais faltas ao trabalho de seus empregados;

9.   Comunicar a todos os setores da UFES que, nos casos de contrato de terceirização com a prestação de serviço com número fixo de funcionários previamente determinado (caso dos serviços de copa, serviço de recepção e outros), é dever do responsável pelo setor em que o terceirizado presta seus serviços, comunicar ao gestor do contrato por escrito, e arquivar os respectivos comprovantes de comunicação, todas a faltas de terceirizados não cobertas por substitutos, independentemente de serem justificadas (ausências decorrentes de greve de ônibus, terremoto, etc) ou legalmente amparadas (ausências decorrentes de doenças, falecimento de parentes próximos, etc.). Cabe ao gestor e fiscal do contrato, baseando-se nas disposições contratuais e na legislação, decidir pelo desconto dos dias parados, ou não, no pagamento da empresa. Não cabe ao responsável pelo setor onde o terceirizado atua, decidir pela comunicação ou não ao gestor do contrato. Ele deverá obrigatoriamente fazê-lo.

10.   Zelar para que os valores pagos nos contratos não ultrapassem os saldos correspondentes. Quando o fornecimento for realizado em várias parcelas ou quando o serviço for realizado em mais de uma etapa ou meses, manter registro dos valores e quantitativos fornecidos/prestados em cada parcela, mês ou etapa, de forma a se manter informado quanto aos saldos físicos e financeiro do contrato e jamais permitir a realizar de serviço ou fornecimento de produto em quantidade total ou em preço total  superior ao originalmente contratado. Observe-se que, quando o contrato prevê mais de um item ou tipo, o fornecimento de um tem/tipo em inferior ao originalmente contratado não implica permissão para solicitar fornecimento do outro(s) item/tipo em quantidade maior do que o originalmente contratado.

11.   Verificar a execução do objeto contratual, proceder à sua medição e formalizar a atestação. Em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio ao Gestor do contrato para que efetue corretamente a medição;

12.   Nos casos em que for constatada falha na execução, não havendo acordo de níveis de serviço e não sendo aceitas as justificativas, calcular o valor e informar por escrito ao contratado:

a) quanto ao valor do desconto compensatório que ela terá que conceder na próxima fatura;

b) que o próximo pagamento será retido caso a concessão do desconto por parte da empresa não ocorra.

13.   Ao receber a nota fiscal/fatura emitida pela contratada, conferir a documentação entregue por ela, referente ao pagamento solicitado, bem como os dados da Nota Fiscal/Fatura, só atestando que os serviços foram realizados após adotar as providências cabíveis que decorrem das seguintes verificações:

a.   se há alguma divergência com relação ao serviço prestado, erro ou rasura, adotar as medidas necessárias para a solução da pendência detectada;

b.   se as condições necessárias para o pagamento foram obedecidas, como certidões, garantia contratual, etc.;

c.   se as especificações e característica do serviço estão em conformidade com o contrato;

d.   se o valor cobrado corresponde exatamente ao que que é devido pela UFES; 

e.   se existem de elementos que justifiquem retenção ou desconto de valores da nota fiscal/fatura, como por exemplo partes faltantes, dias de serviço não prestados,  etc;

f.   se estão corretos a data de vencimento e preenchimento da nota fiscal/fatura;

g.   se há saldo físico e financeiro no contrato que possibilite efetuar o pagamento.

14.   Procedidas as verificações referidas no item anterior, atestar no verso do contrato om forme se segue “Atesto que os serviços (ou fornecimento, de acordo com ocaso) foram prestados conforme estabelecido no contrato, na proposta da empresa e no edital (apenas quando o contrato for resultante de licitação), e que os valores foram por mim conferidos e estão em conformidade” e encaminhar ao Gestor do contrato para providências quanto ao respectivo pagamento;

15.   Encaminhar as solicitações de pagamento ao gesto do contrato sempre dentro do processo original, exceto nos casos excepcionais e devidamente justificado:

16.   Nos casos excepcionais, poderá a solicitação de pagamento ser encaminhada ao gestor por meio de protocolado desde que contenha:

a) justificativa que caracterize situação de excepcionalidade;  

b) 2 (duas) vias de termo de compromisso assinada pelo fiscal de contrato e comprometendo-se a fazer sua anexação ao processo no prazo máximo de 45 dias após a conclusão do pagamento. Nestes caso o DCC fiscalizará o atendimento dos termos de compromisso e, observando-se o seu não cumprimento, notificará o fiscal e o gestor e não permitirá novo pagamento por meio de protocolado até que os termos de compromisso em aberto sejam cumpridos.

17.   Zelar para que não ocorra prestação de serviços ou fornecimento realizados fora do prazo de vigência do contrato ou em montante superior ao valor contratado.

18.   Abster-se de solicitar pagamento dentro de prestação de serviços ou fornecimento  fora do prazo de vigência do contrato.

19.   Abrir Processo de Reconhecimento de Dívida para possibilitar, em caráter excepcionalíssimo, o pagamento por serviços ou fornecimento realizados fora do prazo de vigência do contrato que deve conter: 

a)   o documento de cobrança devidamente atestado pelo agente que deu causa à prestação do serviço ou fornecimento fora das condições de prazo e quantitativos contratados originalmente; 

b)   explicação detalhada e, quando possível fundamentada em prova documental, dos motivos supervenientes que resultaram na prestação do serviço ou fornecimento sem o adequado amparo contratual; 

c)   declaração do agente a que se refere a alínea “a” de que está ciente que uma vez efetuado o pagamento importa em apuração de responsabilidades.

20.   Manter permanente acompanhamento quanto aos montantes físicos e financeiros já executados e a executar, de forma a evitar que seja exigido ou permitido realização de montantes físicos e financeiros superiores ao contratado.

21.   Não permitir subcontratação do objeto contratado quando não houver no edital ou contrato haja expressa autorização.

22.   Comunicar ao Gestor do contrato a necessidade de alterações do quantitativo do objeto ou modificação da forma de sua execução, o que se fará acompanhada da justificativa, que deverá se amparar em razão do fato superveniente ou de outros motivos que possam comprometer a aderência contratual e seu efetivo resultado.

23.   Comunicar por escrito à Pró-Reitoria de Administração os fatos impeditivos de sua atuação como fiscal de contrato, solicitando sua substituição, mas sem deixar de atuar no desempenho da função até seja formalmente nomeado outro fiscal para o contrato.

24.   Agir tempestivamente para solicitar a prorrogação do contrato ou  nova licitação as providências em tempo hábil, tendo sempre em mente que: 

a)   a regra básica é licitar sempre, e que a prorrogação de um contrato, mesmo que permitida legalmente, é uma situação de exceção que deve ser sempre justificada;

b)   a diretriz determinada pela Administração Superior da UFES é o de, ainda que a lei permita, não prorrogar contratos com empresa cujo desempenho anterior contenha qualquer ressalva desabonadora ou em relação à qual se tenha conhecimento de fato desabonador, ainda que este ainda se encontre em fase de apuração no órgão, local ou instância em que supostamente tenha ocorrido; 

c)   a lei somente permite a prorrogação de contratos ditos essenciais, que são aqueles cuja interrupção possa comprometer Administração e produzir grave dano; 

d)   toda prorrogação contratual deve ser precedida de pesquisa de preços praticados no mercado, que resulte na obtenção de pelo menos 3 (três) provas documentais que comprovem que o preço atual é vantajoso para a UFES; 

e)   os documentos que comprovam  e consubstanciam a pesquisa de mercado podem ser propostas apresentadas por outros fornecedores potenciais, respostas de outros órgãos públicos quanto aos preços que para eles estão sendo praticados, cópias de notas fiscais emitidas por outras empresas recentemente, etc; 

f)   não há nenhuma possibilidade legal do Magnífico Reitor assinar um documento de prorrogação de um contrato com efeitos retroativos; 

g)   a tramitação de uma prorrogação contratual demanda em média 3 (três) meses, contados a partir de sua solicitação. Assim sendo, deve se ter em conta esse prazo em relação ao término da vigência contratual.

25.   Encaminhar os pedidos de prorrogação contratual ao Ordenador de Despesa da Unidade de Gestão (UG) a que se vincula o contrato, quando cabível, com antecedência mínima de 3 (três) meses em relação ao vencimento do contrato e acompanhado de:

a)  justificativa para a prorrogação contendo declaração de que se trata de serviço contínuo cuja descontinuação compromete a Administração e produz grave dano;

b) declaração de que o serviço vem sendo prestado de forma satisfatória e que não são conhecidos fatos ou indícios de conduta desabonadora por parte da empresa;

c) pesquisa de mercado amparada em pelo menos 3 (três) documentos com força probatória e que comprovem que o preço praticado é vantajoso para a UFES.

26.   Quando houver necessidade de efetuar licitação, de prestação de serviço ou para fornecimento de bens e serviços similar ao que já vem sendo executado em outro contrato, e para que não ocorra descontinuidade, encaminhar a solicitação de providências ao Ordenador de Despesa da Unidade de Gestão (UG) com, no mínimo, 4 (quatro) meses de antecedência em relação as datas em que ocorrerá o vencimento do contrato cujo fornecimento ou prestação de serviço deseja-se que não ocorra descontinuação;

27.   Jamais:

a)   exercer mando sobre os funcionários da contratada, exceto em casos que assim o exija, como nos casos de serviços de recepção, serviços de copa e, serviços de help desk;

b)   interferir na composição da equipe de trabalho da contratada ou fornecedor mediante indicação de nomes de pessoas a serem contratadas;

c)   aceitar ou participar de ato que implique desvio de função de  trabalhadores da contratada;

d)   considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação, especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens;

e)   negociar folgas ou compensação de jornada com os funcionários da contratada;

f)   manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou indireta.

28.   Disponibilizar à contratada a infraestrutura necessária, assim como definido no contrato e dentro dos prazos estabelecidos.

29.   Exigir que a contratada mantenha, permanentemente, o bom estado de limpeza, organização e conservação nos locais onde serão executados os serviços.

30.   Manter contato com o preposto ou representante da contratada, durante toda a execução do contrato, com o objetivo de garantir o cumprimento integral das obrigações pactuadas.

31.   Esclarecer as dúvidas do preposto/representante da contratada que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar competência.

32.   Acompanhar os prazos de execução e de entrega de material (observar forma e local determinados no contrato).

33.   Controlar todos os materiais necessários à perfeita execução do objeto contratado no tocante à qualidade e quantidade.

34.   Recusar o serviço ou o recebimento de produtos que não estejam de acordo com o que foi pactuado.

35.   Proibir a execução, por parte dos funcionários da Contratada, de serviços diferentes do objeto do contrato, tais como: comercialização de produtos, prestação de serviços, dentre outros.

36.   Diante de uma irregularidade na execução contratual, registrar no processo e, se não for de sua competência solucionar a pendência, solicitar ao Gestor do contrato as providências cabíveis.

37.   Ao final do contrato, quando solicitado pela empresa, para fins de restituição da garantia, atestar o cumprimento integral de todas as obrigações contratuais, inclusive as trabalhistas e previdenciárias. Desde, que inexista débito consolidados da empresa com a UFES (como multas aplicadas e não pagas, ressarcimentos a UFES não efetuados, materiais defeituosos a substituir) ou débitos potenciais (obrigações trabalhista e previdenciárias não quitadas, infrações contratuais em fase de apuração, materiais recebidos e ainda não submetidos a testes, etc).

PARTE II DAS RECOMENDAÇÕES E ATRIBUIÇÕES CUJO ATENDIMENTO CABEM AO GESTOR DO CONTRATO:

1.   Tomar conhecimento das recomendações e atribuições que cabem concorrentemente ao gestor e ao fiscal do contrato, especificadas na Parte III do presente documento.

2.   Ler atentamente as disposições contidas no presente memorando quanto à atuação do fiscal de contrato e, não havendo indicação de fiscal do contrato ou estando ele ausente, exercer acumulativamente as atribuições que competem ao fiscal.

3.    Manter-se atento aos preços médios prevalecentes no mercado e aos preços praticados em serviços semelhantes em outros órgãos públicos, de forma a garantir que os preços praticados para a UFES estão em linha com aqueles praticados em condições similares de quantitativo, especificação e contratação.

4.   Comunicar por escrito aos seus superiores hierárquicos e ao órgão responsável pela licitação que deu origem ao contrato os possíveis indícios de que tenha ocorrido desequilíbrio econômico-financeiro do contrato.

5.   Manter-se informado quando a existência ou de impedimento legal à prorrogação do contrato de forma a evitar a tomada de decisões e ações intempestivas.

6.   Se legalmente possível, recomendável ou necessária a prorrogação do contrato, dirigir solicitação por escrito à Pró-Reitoria de Administação, com antecedência mínima de 2 (dois) meses em relação ao vencimento do contrato, acompanhada de declaração de que a contratada está desempenhando suas atribuições satisfatoriamente.

7.   Estar ciente de que prorrogação desejada poderá não ocorrer se, na hipótese prevista no item acima, a solicitação para iniciar o processo de prorrogação ocorrer em data que dista a menos de 4 (quatro) meses do encerramento da vigência do contrato atual. Sendo que neste caso, é recomendável comparecer pessoalmente ao órgão responsável por proceder a prorrogação para estabelecer uma relação de cooperação, que inclui fazer a tramitação do processo pessoalmente e em mãos, para viabilizar a assinatura do termo de aditamento em tempo hábil.

8.   Encaminhar à Pró-Reitoria de Administração solicitação para iniciar os procedimentos para nova contratação com antecedência mínima de 4 (quatro) meses em relação ao vencimento do contrato, caso não seja legalmente possível a prorrogação, ou as condições de mercado ou o histórico da contratada recomende.

9.   Estar ciente de que poderá haver descontinuidade no fornecimento ou na prestação de serviço se, na hipótese prevista no item acima, a solicitação para iniciar processo licitatório ocorrer em data que dista a menos de 4 (quatro) meses do encerramento da vigência do contrato atual.

10.   Indicar o nome de servidor para atuar como fiscal substituto ou fiscal adjunto sempre:

a) que, fundadamente, o fiscal atual solicitar a sua substituição;

b) sempre ocorrerem fatos supervenientes que impeçam o fiscal de exercer suas atribuições.

11.   Fazer a Indicação de servidor para atuar na função recair sobre servidores que detenham conhecimento técnico ou prático a respeito dos bens e serviços que estão sendo adquiridos/prestados, salvo em situações excepcionais e devidamente justificadas.

12.   Efetuar a indicação de novo fiscal por despacho dentro do processo que contenha a contratação inicial e se fará acompanhar das seguintes informações:  nome completo, CPF, matrícula SIAPE, ramal, telefone celular, e-mail e lotação, cabendo à PROAD providenciar a elaboração do termo de apostilamento ao contrato ou aditamento. Somente após a assinatura do termo de apostilamento ou de aditamento ao contrato poderá o gestor considerar a atendida a sua solicitação.

13.   Inquirir o servidor designado para fiscalização do contrato quanto à sua capacitação para exercer a função de fiscal e em caso negativo:

a) autorizar que até 2 horas da jornada de trabalho diária durante 10 dias, consecutivos ou não, seja utilizada para ler e estudar os materiais disponíveis a este respeito na internet, particularmente  os manuais de fiscalização de contratos da AGU e CGU;

b) se julgado necessário pelo fiscal, solicitar por escrito à PROAD a indicação de servidor tutor para esclarecer as dúvidas remanescentes ao final deste período de estudo auto dirigido, alertando que os esclarecimentos serão sempre em relação a dúvidas pontuais e não em relação a questionamento vagos e genéricos;

c) consultar o órgão responsável quanto a data prevista para oferta de curso de capacitação de fiscais e orientar a efetuar a correspondente inscrição.

14.   Emitir atestado de capacidade técnica, quando solicitado pela contratada, desde que previamente seja solicitada manifestação a fiscal de contrato;

15.    Comunicar por escrito à Pró-Reitoria de Administração os fatos impeditivos de sua atuação como gestor, solicitando sua substituição, mas sem deixar de atuar no desempenho da função até que, formalmente, seja nomeado outro gestor.

PARTE III DAS RECOMENDAÇÕES E ATRIBUIÇÕES CUJO ATENDIMENTO CABEM CONCORRENTEMENTE AO GESTOR E AO FISCAL DO CONTRATO:

As funções exercidas pelo Gestor do Contrato e Fiscal do Contrato são muito parecidas e, os procedimentos, na prática, acabam se confundindo. 

Fiscalizar significa verificar in loco se a execução do objeto do contrato ocorre conforme a especificação predeterminada, seu projeto, sua boa técnica, conforme as normas e procedimentos previstos no contrato, enquanto que gerenciar o contrato refere-se à organização de custos e prazos desse mesmo contrato. Gerenciar significa dizer executar de forma mais econômica e que atenda às necessidades de planejamento do cliente.  

Realizar uma gestão e uma fiscalização contratual não envolve apenas o aspecto da legalidade, isto é, se as ações estão de acordo com a lei e os regulamentos pertinentes. Envolve também as dimensões de eficiência, eficácia e efetividade, ou seja, implica verificar se estão sendo produzindo os resultados esperados, a um custo razoável, se as metas e objetivos estão sendo alcançados e se os usuários estão satisfeitos com os serviços que lhe estão sendo prestados. 

São orientações que se aplicam tanto aos fiscais dos contratos quanto a seus gestores:

1.   Tão logo receba o processo, ler atentamente o Termo de Contrato e examinar todo o processo de contratação para tomar conhecimento das partes do edital que contém disposições referente às condições exigidas para qualificação dos licitantes e as especificações/projeto do fornecimento ou prestação do serviço de forma a adquirir pleno conhecimento dos termos contratuais que irá fiscalizar;

2.   Sanar as dúvidas havidas quanto ao contrato, exigências do edital e projeto básico/termo de referência consultando-se o órgão responsável pela contratação, o que se fará preferencialmente por escrito e deverá estar devidamente registrado nos autos/processo;

3.   Anotar no processo todas as ocorrências relacionadas ao contrato nele contido, abstendo-se, sempre que possível de proceder a atos processuais por meio de protocolado;

4.   Quando algum ato ou fato que cabe registrar no processo for tramitado ou registrado por meio de protocolado, o quanto antes possível, fazer a juntada ao processo, registrando-se a juntado do protocolado ao processo no SIE; 

5.   Possuir cópia do contrato e do processo licitatório, principalmente do termo de referência e/ou projeto básico, a partir de onde poderá monitorar/sindicar/atestar toda a atividade exercida;

6.   Ter conhecimento prévio de sua competência e atribuições, adotando-se as providências para sua própria qualificação em particular quanto a saber como, quando, de que maneira poderá exercer a função, e quais os seus limites;

7.   Tomar a iniciativa para buscar melhorar sua própria qualificação:

• matriculando-se nos cursos específicos e correlatos ofertados pela UFES;

• lendo e informando-se quanto aos materiais disponíveis na internet quanto a fiscalização de contratos, particularmente aqueles produzidos pelo TCU, CGU e AGU;

• solicitando à sua chefia imediata autorizar que até 2 horas da jornada de trabalho diária durante 10 dias, consecutivos ou não, seja utilizada para ler e estudar os materiais disponíveis a este respeito na internet, particularmente  os manuais de fiscalização de contratos da AGU e CGU; 

• se permanecem dúvidas solicitar por escrito à PROAD a indicação de servidor tutor para esclarecer as dúvidas remanescentes ao final deste período de estudo auto dirigido, alertando que os esclarecimentos serão do servidor tutor ocorrerão uma única vez e sempre em relação a dúvidas pontuais e não em relação a questionamento vagos e genéricos;

• consultando os órgãos competentes quanto as dúvidas havidas em relações a como proceder diante de ocorrência verificadas durante a execução contratual.

8.   Comunicar, por escrito, à Pró-Reitoria de Administração os fatos impeditivos da sua plena atuação na função, solicitando sua substituição, mas sem deixar de atuar no desempenho da função até que, formalmente, por meio de apostilamento ou aditamento ao contrato seja nomeado outro fiscal ou gestor.

9.   Estar ciente de que as funções de fiscal e gestor são pessoais e somente podem ser transferidas a outro por meio de apostilamento e aditamento contratual, autorizado pelo Ordenador de Despesa da UG. Sendo assim, quando o servidor houver assumido a função de fiscal ou gestor de um contrato em decorrência de ocupação de cargo, não lhe é dado o direito de supor que ao deixar o cargo a fiscalização ou a gestão passam automaticamente para o novo ocupante do cargo.  Suas obrigações somente cessão quanto novo fiscal ou gestor for indicado para substituí-lo.

10.   Verificar a necessidade de indicar um fiscal adjunto cuja função é substituir o fiscal em todas as suas obrigações nos dias e períodos em que o fiscal estiver de ausência na UFES, respondendo pessoalmente o fiscal adjunto apenas pelas ocorrências  havidas em tais dias.

11.   Monitorar os resultados obtidos com a contratação, inclusive efetuar  periódicas  pesquisas e consultas para avaliar o nível de satisfação dos usuários finais.

12.   Analisar a forma de execução e coletar contribuições para mais melhorar as condições e modelagem da contratação e apresentar suas sugestões à Administração Superior da UFES e órgãos responsáveis por executar a contratação.