Os procedimentos a serem adotados pelo Coordenador do Projeto compreendem:
1. Solicitar que a Fundação de Apoio apresente a prestação de contas nos prazos informados no tópico “5. Dos prazos para entrega da prestação de contas” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.
2. Receber a prestação de contas apresentada pela fundação de apoio, devendo observar se os documentos encaminhados estão adequados às normas de protocolo estabelecidas pela Diretoria de Documentação Institucional - DDI/PROAD (antigo SIARQ).
3. Assinar digitalmente (preferencialmente no Sistema de Protocolo Ufes, gov.br ou qualquer outro tipo de certificado emitido pela ICP Brasil), todos os Formulários de Prestação de Contas elaborados e encaminhados pela Fundação de Apoio;
4. No caso de prestação de contas parcial deverá ser autuado novo processo digital. No caso de prestação de contas final toda documentação deverá ser anexada diretamente no processo principal;
5. Anexar ao processo todos os documentos encaminhados pela Fundação de Apoio, observando a mesma ordem encaminhada pela fundação;
6. O coordenador do projeto também deverá anexar ao processo os documentos dispostos a seguir:
6.1. Relatório de Cumprimento do Objeto, conforme tópico intitulado “7.6. Cumprimento do Objeto” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES;
6.2. Ata da aprovação do Relatório de Cumprimento de Objeto, conforme tópico intitulado “7.6. Cumprimento do Objeto” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES;
6.3. Cópia dos documentos de entrega da prestação de contas parcial e final à Ufes contendo nome, data e identificação do servidor que recebeu a prestação de contas.
7. Tramitar o processo contendo a prestação de contas para a Coordenação de Controle de Prestação de Contas da DPI/PROAD/UFES antes de findar os prazos definidos na Resolução n.º 46/2019 e no tópico “5. Dos prazos de entrega da prestação de contas” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.
Em relação ao item 5 acima, ao anexar cada documento ao processo digital, deverão ser observadas as normas estabelecidas pela DDI/PROAD quanto à classificação de cada peça no Sistema de Protocolo: “Tipo da peça” e “Nível de acesso”. No caso de documentos que apresentem informações pessoais, os mesmos devem ser anexados com nível de acesso “Restrito” e motivo de restrição deve ser: “Informação pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011”. Entre os exemplos de dados pessoais podemos citar o CPF, R.G., e-mail pessoal, telefone fixo e celular, endereço residencial, entre outros.
Ainda em relação ao item 5 descrito acima, caso existam arquivos em PDF maior que 5MB, deverá ser aberto chamado no Sistema de Protocolo Ufes (Lepisma) solicitando autorização para anexação de tais documentos e informando o número do processo. Em caso de dúvida, orienta-se contato com a DDI/PROAD/UFES (antigo SIARQ).
Alerta-se que a prestação de contas não será aceita em outro formato da prevista no Manual de Prestação de Contas - DPI/PROAD/UFES ou contendo documentação ilegível, desordenada, ausência de documentos ou documentos invertidos. Quando verificada alguma de tais situações pela DPI/PROAD/UFES, o processo será devolvido ao coordenador do projeto para adequação, junto à Fundação de Apoio se for o caso, ou com a DDI/PROAD em casos que porventura seja necessário desentranhar peças ou outras situações.