Perguntas e respostas - prestação de contas

A Fundação de Apoio deve apresentar prestação de contas parciais a cada 12 meses, contados da assinatura do contrato, quando seu prazo de vigência for igual ou superior a 18 (dezoito) meses (art. 43, II, Resolução n.º 46/2019). Neste caso a Fundação de Apoio terá o prazo de 60 (sessenta) dias para entregar a prestação de contas parcial ao coordenador do projeto.

No caso da prestação de contas parcial ter sido solicitada pela Administração ou pelo coordenador do projeto o prazo para entrega da prestação de contas será o prazo definido no instrumento contratual e/ou documento de cobrança.

O coordenador do projeto terá o prazo de 15 (quinze) dias, a contar do recebimento da prestação de contas parcial da Fundação de Apoio, para encaminhar a prestação de contas à DPI/PROAD/UFES, devendo ser observado os procedimentos dispostos no tópico “4. Da entrega da Prestação de Contas pelo Coordenador a DPI/PROAD/UFES” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

No caso da prestação de contas parcial ter sido solicitada pela Administração ou pelo coordenador do projeto o prazo para entrega da prestação de contas será o prazo definido no instrumento contratual e/ou documento de cobrança.

A Fundação de Apoio terá o prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias, a contar do encerramento da vigência contratual, para enviar os documentos da prestação de contas ao coordenador do projeto e/ou à Ufes.

O coordenador do projeto terá o prazo de 150 (cento e cinquenta) dias, a contar do encerramento da vigência contratual, para encaminhar a prestação de contas à DPI/PROAD/UFES, devendo ser observado os procedimentos dispostos no tópico “4. Da entrega da Prestação de Contas pelo Coordenador a DPI/PROAD/UFES” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

No caso de prestação de contas de instrumentos jurídicos bipartites e tripartites, cujos recursos tenham sido depositados diretamente em conta da fundação de apoio, conforme parágrafo único do art. 44 da Resolução n.º 46/2019.

A prestação de contas deve conter os formulários assinados pelos responsáveis, extratos bancários de todas as contas do projeto, Relatório de Cumprimento de Objeto e suas aprovações, bem como a comprovação documental de todas as despesas executadas, devendo ser observada as especificidades de cada rubrica, conforme descrito no Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES nos tópicos 8.1 a 8.26.

Em caso de prestação de contas simplificada, deve ser observado o disposto no tópico “9. Prestação de Contas Simplificada” do citado Manual.

Os procedimentos a serem adotados pelo Coordenador do Projeto compreendem:

1. Solicitar que a Fundação de Apoio apresente a prestação de contas nos prazos informados no tópico “5. Dos prazos para entrega da prestação de contas” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

2. Receber a prestação de contas apresentada pela fundação de apoio, devendo observar se os documentos encaminhados estão adequados às normas de protocolo estabelecidas pela Diretoria de Documentação Institucional - DDI/PROAD (antigo SIARQ).

3. Assinar digitalmente (preferencialmente no Sistema de Protocolo Ufes, gov.br, Plataforma Asten ou qualquer outro tipo de certificado emitido pela ICP Brasil), todos os Formulários de Prestação de Contas elaborados e encaminhados pela Fundação de Apoio;

4. Autuar novo “Processo de prestação de contas”, seja parcial ou final, informando no campo “Documento de Origem” do Sistema de Protocolo Ufes (Lepisma) o número do processo principal e no campo “Resumo do assunto” a informação do número do contrato e a prestação de contas a que se refere, se parcial ou final, descrevendo o número da prestação de contas parcial. Exemplo: Contrato 100/2023 - 1ª Prestação de Contas Parcial;

5. Anexar ao processo todos os documentos encaminhados pela Fundação de Apoio, observando a mesma ordem encaminhada pela fundação;

6. O coordenador do projeto também deverá anexar ao processo os documentos dispostos a seguir:

                6.1. Relatório de Cumprimento do Objeto, conforme tópico intitulado “7.6. Cumprimento do Objeto” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES;

                6.2. Ata da aprovação do Relatório de Cumprimento de Objeto, conforme tópico intitulado “7.6. Cumprimento do Objeto” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES;

                6.3. Cópia dos documentos de entrega da prestação de contas parcial e final à Ufes contendo nome, data e identificação do servidor que recebeu a prestação de contas.

7. Tramitar o processo contendo a prestação de contas para a Coordenação de Controle de Prestação de Contas da DPI/PROAD/UFES antes de findar os prazos definidos na Resolução n.º 46/2019 e no tópico “5. Dos prazos de entrega da prestação de contas” do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

Em relação ao item 5 acima, ao anexar cada documento ao processo, deverão ser observadas as normas estabelecidas pela DDI/PROAD quanto à classificação de cada peça no Sistema de Protocolo: “Tipo da peça” e “Nível de acesso”. No caso de documentos que apresentem informações pessoais, os mesmos devem ser anexados com nível de acesso “Restrito” e motivo de restrição deve ser: “Informação pessoal Art. 31 da Lei nº 12.527/2011”. Entre os exemplos de dados pessoais podemos citar o CPF, R.G., e-mail pessoal, telefone fixo e celular, endereço residencial, entre outros.

Alerta-se que a prestação de contas não será aceita em outro formato da prevista no Manual de Prestação de Contas - DPI/PROAD/UFES ou contendo documentação ilegível, desordenada, ausência de documentos ou documentos invertidos. Quando verificada alguma de tais situações pela DPI/PROAD/UFES, o processo será devolvido ao coordenador do projeto para adequação, junto à Fundação de Apoio se for o caso, ou com a DDI/PROAD em casos que porventura seja necessário desentranhar peças ou outras situações.

É um documento a ser elaborado pelo coordenador do projeto que deverá apresentar informações da execução do projeto até aquela prestação de contas, devendo abordar os aspectos descritos no art. 47 da Resolução n.º 46/2019. Deve ser apresentado um Relatório de Cumprimento do Objeto em cada prestação de contas do projeto, sendo que para as parciais devem ser apresentadas as informações de execução do projeto referentes àquele período, e para a última prestação de contas após o fim do projeto deve conter as informações referentes à toda vigência contratual.

O Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES contém um modelo sugerido pela DPI/PROAD/UFES de Relatório de Cumprimento de Objeto. Trata-se do Modelo 05, o qual consta disponível no seguinte link em arquivo editável, devendo ser observadas as instruções de preenchimento das últimas três páginas do modelo.

Sim. Entretanto, o Relatório elaborado precisará conter as informações básicas para identificação do projeto, tais como número de contrato, objeto do projeto, o período ao qual se refere, entre outras, e também os aspectos previstos no Art. 47 da Resolução n.º 46/2019. Além disso, quando apresentado em modelo diverso ao sugerido pela DPI/PROAD/UFES, faz-se necessário encaminhar declaração do coordenador do projeto de que o Relatório de Cumprimento de Objeto apresentado atende ao Art. 47 da Resolução n.º 46/2019 – Consuni, conforme Modelo 06 do citado manual, disponível em versão editável neste link.

Sim.

No caso de prestação de contas parcial, o relatório de cumprimento de objeto parcial será aprovado por uma das instâncias que aprovou o projeto inicial e deverá ser acompanhado do Comprovante da aprovação do agente financiador externo, quando for o caso, dando quitação das obrigações assumidas pela Universidade, conforme estabelece o art. 44, parágrafo único da Resolução n.º 46/2019 e tópico 7.6.1.1 do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

No caso de prestação de contas final, o relatório de cumprimento de objeto final será aprovado por um das instâncias que aprovou o projeto inicial e deverá ser acompanhado do Comprovante da aprovação do agente financiador externo, quando for o caso, dando quitação das obrigações assumidas pela Universidade, conforme estabelece o art. 47, II da Resolução n.º 46/2019 e tópico 7.6.1.2 do Manual de Prestação de Contas – DPI/PROAD/UFES.

No caso de prestação de contas de Instrumento bipartite e tripartite, cujos recursos financeiros tenham sido depositados diretamente na conta da Fundação de Apoio, o relatório de cumprimento de objeto será aprovado pela mesma instância que aprovou o projeto inicial e deverá ser acompanhado do comprovante de aprovação da respectiva Pró-Reitoria.

Todos os documentos que necessitarem de assinatura de servidores públicos, deverão conter assinatura digital, preferencialmente, no Sistema de Protocolo Ufes (Lepisma), Plataforma Asten, gov.br ou qualquer outro tipo de certificado emitido pela ICP Brasil.

A Fundação de Apoio deverá encaminhar as prestações de contas em formato digital aos coordenadores de projetos, e o documento encaminhando a prestação de contas deverá identificar o contrato, o período e qual prestação de contas está sendo encaminhada (n.º parcial ou final).

A Fundação de Apoio deverá encaminhar aos coordenadores dos projetos os documentos comprobatórios das despesas organizados em ordem cronológica de pagamentos, separados por rubrica de gasto e ordenados de acordo com o Demonstrativo das Receitas Realizadas e Despesas Executadas e conforme Anexo XX do Manual de Prestação de Contas - DPI/PROAD/UFES.

A Fundação de Apoio deverá preparar a prestação de contas de forma que em um único PDF conste todo o conjunto de documentos comprobatórios de cada despesa descrita em cada formulário de rubrica de gastos. Por exemplo: em uma despesa da rubrica Material Permanente, deverá constar um único arquivo PDF contemplando todos os documentos comprobatórios, tais como: solicitação de pagamento, nota fiscal, declaração de atesto, comprovante de pagamento, comprovação de licitação/pesquisa de preços, termo de doação e responsabilidade, entre outros. Excepcionalmente em processos com um grande volume de documentos, um único PDF poderá conter mais de uma despesa.

Os documentos preparados pela Fundação de Apoio devem ser encaminhados em formato PDF pesquisável ao coordenador e cada arquivo PDF deve possuir tamanho máximo de 50MB (tamanho máximo permitido na versão vigente do Sistema de Protocolo Ufes - Lepisma).

Quando houver documentos de prestação de contas que contenham informações pessoais de pessoas físicas que atuarem nos projetos, tais como CPF, R.G., e-mail pessoal, telefone fixo e celular, endereço residencial, entre outros, a Fundação de Apoio deverá informar ao coordenador do projeto quais documentos contém tais informações.

Não. Conforme art. 25 § 2º da Resolução n.º 46/2019: “A designação do coordenador do projeto e do fiscal observará o Princípio da Segregação de Funções e Responsabilidades na gestão dos contratos, bem como de sua prestação de contas, de modo a evitar que a propositura, homologação, assinatura, execução, coordenação e fiscalização do projeto se concentrem em um único servidor, em especial o coordenador do projeto”.

Todos os pagamentos de despesas devem vir acompanhados da solicitação de pagamento emitidos pelo coordenador do projeto ou do gestor do contrato, exceto quanto aos pagamentos relativos às obrigações legais, despesas tributárias, previdenciárias e tarifas bancárias que serão pagas de ofício pela Fundação de Apoio conforme inciso I e parágrafo único do art. 34 da Resolução n.º 46/2019.

As solicitações de pagamento devem ter a descrição clara da motivação/justificativa das despesas e sua relação com o objeto do projeto. Ressalta-se que as solicitações de pagamento devem estar assinadas digitalmente pelo coordenador do projeto.

Motivação/justificativa da despesa: Deverão ser informados pelo coordenador do projeto os elementos que motivaram a despesa, tais como finalidade do material adquirido ou contratação realizada, local de utilização do material, relação da pessoa contratada/participante com o projeto, atividades desenvolvidas pelo participante, evento atendido pela despesa, entre outros, de forma que se evidencie detalhadamente a justificativa para a realização da despesa para o projeto.

Os documentos fiscais devem ser atestados pelo fiscal do contrato que deverá datar, carimbar e assinar declarando que os serviços foram prestados ou que os bens/materiais foram recebidos. Conforme art. 34, II da Resolução n.º 46/2019, a declaração do fiscal do contrato de que os serviços foram prestados ou os bens/materiais foram recebidos deverá ser lançada em qualquer parte do documento fiscal, de modo a evitar rasuras.

No caso de atesto realizado em documentos fiscais digitais, esta deverá ser realizada com o encaminhamento do documento fiscal acompanhado de declaração de que os serviços foram prestados ou que os bens/materiais foram recebidos, conforme Modelo 1 do Manual de Prestação de Contas - DPI/PROAD/UFES, assinado digitalmente pelo fiscal do contrato.

Em relação ao atesto relativo às rubricas de pagamentos de celetistas, estagiários e bolsistas, o atesto poderá ser feito conforme Modelos 02, 03 e 04 em anexo ao citado manual. Ressalta-se que deverá ser elaborado um modelo de “Relação de Pagamentos” para cada rubrica de gasto, por mês, sendo assinado digitalmente pelo fiscal do contrato.

Ressalta-se que as obrigações legais, despesas tributárias, previdenciárias e tarifas bancárias serão pagas de ofício pela Fundação de Apoio, conforme parágrafo único do art. 34 da Resolução 46/2019.

Conforme termos contratuais, a Fundação de Apoio é responsável pela execução dos serviços, compras e contratações, estritamente de acordo com a Lei nº. 8.958/94 e suas regulamentações, incluindo o Decreto nº 7.423/2010 e o Decreto nº. 8.241/2014 e no que couber a Lei nº. 8.666/93 e Lei nº 14.133/21, e de acordo com as normas e com as especificações fornecidas pela Coordenação do Projeto.

Dessa forma, a Fundação de Apoio é contratada para, entre outras atividades, realizar procedimentos licitatórios, dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação, de acordo com os critérios estabelecidos em Legislação.

A verba de coordenação possui rubrica própria intitulada “Coordenação Geral” e deverá ser paga por meio de RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo.

Conforme art. 13 da Resolução n.º 46/2019 a parcela não poderá exceder 100% (cem por cento) do valor máximo previsto para ocupantes de Cargos de Direção CD-4 na Ufes.

Não. Conforme § 6.º do art. 15 da Resolução n.º 46/2019 as atividades em cursos lato sensu e de curta duração não ensejam o pagamento de bolsa. A verba possui rubrica própria intitulada “Atividades Didáticas e deverá ser paga por meio de RPA – Recibo de Pagamento a Autônomo.

Não fará jus à diária os deslocamentos dentro da mesma região metropolitana, conforme § 3.º do art. 1.º do Decreto n.º 5.992/2006.

Caso não sejam definidos no projeto básico, pelo órgão financiador, utiliza-se os valores estabelecidos no Decreto n.º 5992/2006.

As diárias serão concedidas por dia de afastamento da sede do serviço, destinando-se a indenizar o servidor por despesas extraordinárias com pousada, alimentação e locomoção urbana. (Art. 2.º do Decreto n.º 5.992/2006).

Deve ser observado o disposto no § 1.º do art. 2.º do Decreto n.º 5.992/2006 quanto ao pagamento de meia diária.

Conforme art. 19 e parágrafo único da Resolução n.º 46/2019 – Ufes, os bolsistas serão selecionados mediante critérios estabelecidos nos projetos, salvo quando prevista a aplicação de processo de seleção específico no instrumento.

Quando devidamente justificado, o coordenador do projeto poderá indicar docentes e servidores técnico-administrativos para participar do projeto, em decorrência de experiência anterior e de suas especialidades relacionadas ao tema.

Sim. Os limites estão previstos no art. 18 da Resolução n.º 46/2019.

Sim. Entretanto, ressalta-se a necessidade de apresentação de justificativa técnica pelo coordenador do projeto, em relação à importação de bens quando houver similar nacional, conforme art. 26, V do Decreto n.º 8.241/14.

Conforme art. 35 § 1.º da Resolução n.º 46/2019: “O coordenador do projeto é o responsável pelo recebimento dos materiais permanentes adquiridos na execução do projeto e deverá firmar os Termos de Responsabilidade, os quais constarão das prestações de contas futuras do referido projeto, mormente da prestação de contas final”.

Deve seguir o estabelecido no art. 35 da Resolução n.º 46/2019.

Todos os materiais permanentes adquiridos com recursos financeiros dos projetos deverão ser doados ao patrimônio desta Universidade, lavrando-se o respectivo Termo de Doação e de Responsabilidade.

A fundação de apoio e/ou o coordenador do projeto informarão à Divisão de Patrimônio da Ufes, com a entrega dos Termos de Doação e de Responsabilidade, os materiais permanentes doados, a fim de que se proceda à incorporação ao patrimônio.

O Termo de Doação e de Responsabilidade explicitará, dentre outras informações, as características do bem doado e sua alocação.

Não. Conforme art. 33 da Resolução n.º 46/2019: “Os recursos financeiros advindos dos projetos serão aplicados conforme planilha de receitas e despesas detalhadas no projeto básico ou no plano de trabalho, sob pena de, na hipótese de arrecadação de receitas ou execução de despesas desvinculadas do objeto, apuração da devida responsabilidade de quem as causou”.

Conforme art. 58 da Resolução n.º 46/2019, poderá haver remuneração para as seguintes atividades:

“I - caso sejam servidores da Ufes:

a. horas-aula ministradas;

b. orientação de monografias, dissertações e assemelhados;

c. serviços científicos e tecnológicos;

d. serviços de apoio operacional e administrativo;

e. coordenação do curso;

f. elaboração do projeto;

g. apresentação de palestras;

II - caso não sejam servidores da Ufes:

a. horas-aula ministradas;

b. orientação de monografias, dissertações e assemelhados;

c. serviços científicos e tecnológicos;

d. serviços de apoio operacional e administrativo;

e. apresentação de palestras”.