Os passos são os seguintes:
1) Autuar processo com o tipo de documento "Processo de contratação de fundações de apoio", contendo os seguintes documentos:
1.1) Acordo/Termo de Cooperação ou instrumento jurídico tripartite (no modelo fornecido pelo ente financiador ou o disponibilizado abaixo);
1.2) Projeto de básico de contratação da fundação;
1.3) Planilha de receitas e despesas (detalhada) e cronograma físico-financeiro;
1.4) Declaração de não contratação de familiares assinada pelo Coordenador do projeto;
1.5) Declaração de observância ao teto constitucional assinadas por cada docente e técnico administrativo que serão remunerados;
1.6) Declaração de observância ao percentual mínimo de 2/3 de participantes com vínculo com a UFES assinada pelo Coordenador do projeto;
1.7) Autorizações para Desempenho de Atividades assinadas por cada técnico administrativo relacionados no projeto básico e as respectivas chefias imediatas;
1.8) Planilhas de pesquisa de preços (fornecidas pela fundações de apoio);
1.9) Justificativa de ausência de orçamento de outras fundações de apoio, caso pertinente;
1.10) O registro do projeto na Pró-reitoria pertinente ao objeto do projeto (caso já tenha sido registrado);
1.11) Se aplicável, declaração de isenção do ressarcimento à UFES (3%);
1.12) Se aplicável, declaração de isenção do DEPE (10%);
1.13) Documento de Formalização de Demanda/DFD
1.14) Estudo Técnico Preliminar
1.15) Mapa de riscos
2) Submeter o projeto à aprovações:
2.1) Do Departamento/Colegiado de origem do projeto;
2.2) Do Conselho Departamental do respectivo Centro;
2.3) Caso o projeto seja de pesquisa com humanos ou envolva animais vertebrados vivos, mortos ou partes/amostras de animais, mesmo que para observação, anexar o comprovante de submissão ao respectivo Comitê de Ética.
3) Remessa do processo à DPI, que verifica se o processo está instruído adequadamente;
4) Estando adequado, o processo é encaminhado para a Pró-Reitoria pertinente - deverá ser anexado o registro do projeto e a Justificativa de Interesse Institucional e posteriormente à Diretoria de Inovação Tecnológica/DIT (antigo INIT) da PRPPG para parecer, caso o projeto envolva pesquisa ou inovação tecnológica;
5) Após parecer, a DPI elabora a minuta do contrato entre UFES e fundação de apoio e encaminha à Procuradoria Federal/UFES para análise jurídica;
6) Após análise jurídica, deverão ser cumpridas as orientações contidas no parecer;
7) Se o projeto tiver valor superior à 3 milhões, será encaminhado ao Conselho Universitário para aprovação;
8) Estando devidamente aprovado e instruído, a DPI emitirá as vias do instrumento jurídico tripartite e do contrato para que o coordenador providencie a coleta de assinaturas;
9) Por fim, coletadas as assinaturas, o processo deverá retornar a DPI para que publique o instrumento jurídico tripartite e o contrato no Diário Oficial da União, e efetue os devidos registros. Após, o processo seguirá ao coordenador para acompanhamento.
